Перечень сроков хранения, Учет и уничтожение документов
Подробно рассмотрены следующие вопросы:
Ниже представлен примерный список кадровых документов со сроком хранения 50 лет и для сдачи в госархив. А также отчеты по льготным профессиям для отправки в архив и период хранения. Сколько нужно хранить бухгалтерские документыВ процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество деловых бумаг. Часто возникает вопрос: какой период хранения документов организации? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным бумагам бухгалтерского и налогового учета. А также отчетности. Например, сколько срок хранения инструкции по защите данных 2024 год, приказ госархива. Сроки хранения установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами. Первичные учетные документы Всю "первичку" нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:
Для пятилетнего срока хранения документов предусмотрено условие. Это проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета. Ведомости по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно. Налоговая документацияСколько хранить "первичку", отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету ? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ. С указанием сроков хранения Федеральная архивная служба России Правила хранения "первички" в бухгалтерии.
Храните бумаги в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет Хотя Минфин назвал минимальные сроки хранения первички. Но ведомости для расчета налогов можно выбросить через пять лет. После того, как вы сдали декларацию. Первичку храните на год дольше. Вы вправе избавиться от бумаг, которые использовали для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и т.д., если они старше пяти лет. Период хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. А также в перечне, утвержденном приказом Федерального Архивного Агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (бывший Приказ 558). В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что бумаги, необходимые для целей расчета налогов. (в том числе бухгалтерские), организация должна хранить в течение пяти лет. (подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем бумагам бухгалтерского и налогового учета. Необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к бумагам электронных систем документооборота между банком и клиентами. (В частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 № 03-11-11/104. Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано. Что первичные учетные ведомости, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность. А также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных бумаг определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236. Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. Храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие бумаги минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок. Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков). Подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации. Копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила сроков хранения документов организации установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359. КАДРОВАЯ документацияСроки, в течение которых хранят документацию по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. И перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236. Началом хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили. (Абзац 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236). Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Если указанные бумаги созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. ⭐ Статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. Срок, в течение которого нужно хранить приказы. Подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено. Что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение бумаги. (Договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение. Акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их длительность хранения ограничивается сроком действия договора обучения. И одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236, кроме документов по личному составу, поименованы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный период хранения установлен и для графиков отпусков. Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Начало срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету). (абзац 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236). Например, если документ составлен в 2017 году, то хранение начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.
Итак, течение пятилетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода. В котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов. Например, для отчетов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС. Отсчет периода хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано. (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604). В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за пять предшествующих лет Если компания утратила первичку в результате затопления, то ведомости она обязана восстановить. В том числе и за истекшие пять лет. В котором ссылаются на положения пункта 5 статьи 93 Налогового кодекса РФ. В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании ведомости, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников. Но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы. Еще одно основание для восстановления "первички" - период хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Как восстановить утерянный бухдокумент Формально порядок действий такой:
Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен. Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка? Минфин России настаивает: хранить надо все первичные ордера (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276). ПЕРИОД ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ (таблица)Срок, в течение которого нужно хранить документы организации и ИП, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.
Хранение документовДля хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. (пункт 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах. Или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. (пункт 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним ордерами собирают в хронологическом порядке и переплетают. Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах. Остальные документы можно хранить в специальных помещениях. Или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. ⭐ Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105. И пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс. Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде. (часть 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде. И (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ). А поскольку первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде. То и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие. Такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью. ⭐ Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314. По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать. И заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. Статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ. Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение. Утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105. (В части, не противоречащей законодательству). И Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета. Устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015. Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов. И могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил. Утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Уничтожение документовКогда срок хранения бумаг истекает, их следует уничтожить. (пункт 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах. Если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил. Утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Выбирает деловые бумаги для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.). Уничтожение выбранных бумаг нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб) из приложения 21. К Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009». Пример акта на уничтожение бумаг (.docx 12Кб) Организация может уничтожить документы следующими способами
Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте. Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов Если нет бухгалтерских ведомостей, например, потеряли. Это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по статье 120 Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и длительность хранения документации. Если же нехватка "первички" привела к занижению налоговой базы. Налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. К должностному лицу могут применить такие меры наказания:
Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, статьей 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Сохранность бумаг не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение. Или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности. Может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.
| |
Кадровик
14 апр. 2024 15:29
| |
Дайте образец акта об уничтожении документов, срок хранения которых истек, бланк, образец заполнения и приказ. шкафы купе как раз подходят под хранение документации.
| |